В CRMedical есть три связанных, но разных понятия:

Заявка → Клиент → Пациент

Главное правило: это не три разных человека, а разные этапы работы с одним человеком.

1. Заявка

Заявка появляется в разделе «Заявки», когда человек:

  • написал в WhatsApp, Instagram или другой канал;

  • позвонил в клинику;

  • оставил заявку на сайте;

  • был добавлен сотрудником вручную.

Заявка нужна для работы отдела продаж или администратора.

В заявке можно:

  • вести переписку;

  • звонить клиенту;

  • менять этап воронки;

  • оставлять комментарии;

  • ставить задачи;

  • указывать источник обращения;

  • открыть карту клиента.

Пока человек только интересуется услугами и ещё не записан на приём, он находится в системе как клиент.

2. Карта клиента

Карта клиента хранит информацию, необходимую для работы с обращением:

  • имя;

  • номер телефона;

  • переписку;

  • звонки;

  • комментарии;

  • ответственного сотрудника;

  • этап воронки;

  • историю работы с заявкой.

Карта клиента остаётся в разделе «Заявки», даже после того как человек записался на приём.

Она нужна для сохранения всей истории общения и работы отдела продаж.

3. Пациент

Человек становится пациентом после записи в график врачей.

Например:

  1. Человек написал в WhatsApp.

  2. В разделе «Заявки» появился новый лид.

  3. Администратор связался с ним.

  4. Клиента записали на приём.

  5. В разделе «Пациенты» появилась карта пациента.

Карта пациента используется для медицинской работы:

  • записи на приёмы;

  • ведения медицинской карты;

  • осмотров и протоколов;

  • диагнозов;

  • назначений;

  • планов лечения;

  • оплат;

  • анализов и документов;

  • истории посещений.

4. Что происходит с картой клиента после записи

Карта клиента не удаляется и не превращается полностью в карту пациента.

В системе остаются две связанные карты:

  • карта клиента — история заявки, переписки и продаж;

  • карта пациента — история посещений и лечения.

CRMedical связывает их между собой.

Поэтому из заявки можно открыть пациента, а из карты пациента можно понять, из какой заявки он пришёл.

5. Почему карты разделены

Разделение необходимо, потому что отдел продаж и медицинский персонал работают с разной информацией.

Отдел продаж и администраторы работают с картой клиента:

  • откуда пришёл человек;

  • что его интересовало;

  • кто с ним общался;

  • почему он записался или отказался;

  • какая была переписка.

Врачи и медицинский персонал работают с картой пациента:

  • жалобы;

  • анамнез;

  • диагноз;

  • лечение;

  • назначения;

  • результаты обследований.

Это позволяет не смешивать продажи, переписку и медицинскую документацию.

6. Не создавайте пациента повторно

Перед созданием новой карты пациента всегда проверьте:

  • номер телефона;

  • ФИО;

  • ИИН;

  • дату рождения.

Если клиент уже существует в разделе «Заявки», записывайте его в график из существующей заявки.

Не нужно вручную создавать ещё одного пациента с тем же номером телефона. Иначе появятся дубли:

  • несколько карт одного пациента;

  • разделённая история посещений;

  • потерянные оплаты;

  • неправильная статистика;

  • путаница в документах.

Кратко

Заявка — обращение человека в клинику.

Клиент — человек, с которым работает администратор или отдел продаж.

Пациент — клиент, которого записали на приём.

Карта клиента хранит историю общения и продаж.

Карта пациента хранит медицинскую и финансовую историю.

После записи карты не дублируются, а связываются между собой.