Инструкция по работе с модулем «Задачи»

1. Создание задачи

В модуле «Задачи» можно создавать задачи и назначать их сотрудникам, выбирая ответственного, которому поступит задача.

При создании задачи необходимо указать следующие данные:

  • Название задачи — короткая формулировка, отражающая суть задачи (1).

  • Описание — более подробная информация о том, что необходимо сделать (2).

  •  Ответственный сотрудник — сотрудник, которому назначается задача (3) .

  •  Тип задачи — например, пациент, клиент, документы, оплата и другие. Эта категория помогает распределять задачи по направлениям работы (4)

  • Приоритет — обычный, высокий или низкий (5)

  • Дедлайн — дата и время, к которым задача должна быть выполнена (6)

При необходимости к задаче можно прикрепить файлы размером до 2 МБ. Поддерживаемые форматы файлов указаны в соответствующей иконке для вложений (7).

image.png

2. Интеграция с Google Календарём

При создании задачи можно подключить Google Календарь. В этом случае задача будет отображаться в календаре сотрудника, которому она назначена, и занимать соответствующий временной интервал.

Для работы этой функции у сотрудника в карточке должна быть указана Gmail-почта.
image.png

3. Просмотр созданных задач

После создания задачи отображаются в соответствующих колонках в зависимости от установленного дедлайна:

  • Просрочено — задачи, срок выполнения которых уже истёк.

  • На сегодня — задачи, которые необходимо выполнить в текущий день.

  • На завтра — предстоящие задачи, сгруппированные по срокам выполнения на последующие даты.
    image.png

В модуле можно просматривать как собственные задачи, так и задачи других сотрудников, что позволяет контролировать загрузку команды и отслеживать выполнение поручений. Так же доступен просмотр в режиме календаря. 
image.png



4. Отчёт по выполнению задач

В модуле предусмотрена отдельная кнопка для просмотра детального отчёта по выполнению задач.

В отчёте отображаются статистика по сотрудникам и их рейтинг выполнения поставленных задач. Это позволяет оценивать исполнительность сотрудников и контролировать своевременность выполнения поручений.
image.png

5. Создание задач из модуля «Заявки»

Задачи можно создавать не только непосредственно в модуле «Задачи», но и из профиля клиента в модуле «Заявки».

Например, если необходимо связаться с клиентом позднее, сотрудник может вручную создать задачу «Перезвонить клиенту», указать срок выполнения и назначить ответственным себя или другого сотрудника, например следующего по смене.

1. для этого откройте профиль клиента в заявке

image.png

2. нажмите на кнопку "задачи"

image.png3. создайте задачу и нажмите "добавить"
image.pngв профиле клиента и в модуле заявки появится задача:
image.png



Также задачи можно использовать для обработки пропущенных звонков. Если через телефонию поступил вызов, на который никто не ответил, можно поставить сотрудникам задачу перезвонить клиенту.
Установить автоматические задачи можно и на любом этапе воронки, и задать им любое содержание и время на выполнение.  Это делается через управление (см. статью настройка воронки)

Задачи можно создавать и в карте пациента. Это может делать врач на приеме, медсестра, администратор и т.д. Для этого в карте пациента нажмите на значок "будильника" и выберите "задача пациенту". Для сохранения нажмите внизу "создать задачу".
image.png



Все созданные таким образом задачи будут отображаться в модуле «Задачи» у назначенных ответственных сотрудников. Это позволяет централизованно отслеживать поручения, независимо от того, в каком разделе программы они были созданы.